5 tips och tricks för din evenemangsmarknadsföring

Inte minst på grund av den ”sociala distanseringen”, som på grund av pandemin försvårade genomförandet av evenemang, är evenemangssäsongen nu tillbaka med full kraft. Man ser verkligen fram emot att träffa kollegor från branschen igen, lära känna nya, prata fack eller helt enkelt bara småprata. Det är bra, men det gör att evenemangen blir något överflödiga – det finns alltså ganska många av dem. Hur lyckas man då mobilisera så många gäster som möjligt? Vi har 5 tips för framgångsrik evenemangsmarknadsföring till dig.

1 | Grunden: webbplatsen

Om ett träd faller någonstans i skogen och ingen rapporterar om det, har det då verkligen fallit? Denna fråga från kommunikationsvetenskapen kan lätt överföras till ditt evenemang. Om ditt evenemang äger rum någonstans och ingen har hört talas om det, har det då verkligen ägt rum? Eller för att uttrycka det på ett annat sätt: hur ledsna blir arrangörerna när de måste tömma buffén helt själva?

Det första steget mot ett välbesökt evenemang är alltså webbplatsen! Man vet ju av egen erfarenhet: om man har hört talas om ett evenemang men inte hittar någon webbplats för det, tycker man att det är ytterst mystiskt. Har jag kanske hört fel eller minns jag fel?

Oroa dig inte, det behöver inte vara en kostsam webbplats, utan bara en sida där all viktig information och eventuella nyheter snabbt och enkelt går att se. Dessa punkter omfattar:

• Var och när evenemanget äger rum.
• När börjar det exakt (insläpp, paneldiskussioner, speciella inslag) – det är just dessa fakta som besökarna oftast söker efter strax före evenemangets början.
• Hur går registreringen till (kanske finns det till och med en egen app att ladda ner, eller åtminstone en länk med personlig registrering eller en hänvisning till en Facebook-evenemangssida)?

Webbplatser som dessa kan man oftast skapa själv ”internt” eller låta en byrå ta hand om. Sätt helst upp skapandet av webbplatsen som första punkt på din att-göra-lista inför evenemanget, eftersom webbadressen bör anges på allt efterföljande reklammaterial.

2 | Det enklaste: använda egna kommunikationsmedel

Det enklaste och förmodligen också det mest effektiva sättet att informera dina befintliga kunder om ditt evenemang är via de kommunikationskanaler du redan har. Finns det kanske regelbundna nyhetsbrev där du kan annonsera evenemanget i god tid? Kan du lägga upp ett eller två inlägg om evenemanget i flödet på din sociala medie-sida? Går det kanske att publicera ett kundmagasin där man till och med kan ägna en eller två sidor åt evenemanget? Det är viktigt att inte överdriva här. Ja, evenemanget är viktigt, men att nämna det dussintals gånger i all kommunikation under flera månader kan leda till en viss trötthet, särskilt om vissa kunder redan har anmält sig för länge sedan. 

För att återkomma till den mycket viktiga punkten ”tidig annonsering” gäller här nog att ju tidigare desto bättre, eftersom det, som redan nämnts inledningsvis, råder stor konkurrens i evenemangskalendern. Om evenemanget redan är markerat med rött i kundens årskalender har man redan vunnit. Om någon annan redan har säkrat den platsen blir det svårt (se ”buffén som serverar sig själv”).

3 | Den knepiga delen: att nå ut till nya kunder

Det är förstås roligt att se bekanta ansikten på sitt evenemang. Men även nya ansikten bidrar till att driva verksamheten framåt. Dessa potentiella evenemangsbesökare når man naturligtvis inte via de egna CRM-kanalerna (det vill säga genom kundvård av befintliga kunder). Eftersom kundförvärv är ett mycket mångfacetterat område och skulle spränga ramen för denna lilla underrubrik, så bara så mycket: Vem kan de potentiella nya kunderna vara och hur når jag dem? Oavsett om jag vänder mig till dem med specialanpassad målgruppsinriktning via annonser på sociala medier eller med taktiskt smart placerade utomhusreklamkampanjer (se våra artiklar om ämnet Utomhusreklam), om jag inte vet vilka de blivande besökarna ska vara blir det svårt, dyrt och det finns liten utsikt till långa köer vid ingången. 

4 | Den högsta klassen: Personliga inbjudningar

Låt oss återgå till ämnet att säkra platser i evenemangskalendern för 2025. Om du funderar på hur mycket en lojal kund kan ge dig, både ekonomiskt och personligt, ska du inte snåla när det gäller att skapa Inbjudningar. Just här kan man verkligen släppa loss sin kreativitet och välja högkvalitativa material som passar temat. Redan när inbjudan öppnas ska det bli en upplevelse i sig; med personliga detaljer känner mottagaren sig uppskattad och låter inte det tryckta konstverket hamna direkt i papperskorgen.

Om du själv kanske inte är rätt person att utforma sådana inbjudningar finns det säkert medarbetare i ditt företag som gärna skulle ta sig an uppgiften. Om så inte är fallet finns det även för detta tillfälle ett stort antal Agenturer i din närhet, som står till tjänst med fullt engagemang. Och än en gång: Personliga inbjudningar bör inte försummas av kostnadsskäl – de är helt enkelt för viktiga för det!

5 | Uppvärmningen: En titt bakom kulisserna

”Den livsstora isskulpturen och eldslukarna har redan anlänt”. Även om nyheterna inte alltid är så publikvänliga är de värda att kommuniceras via sociala medier. På tal om sociala medier – särskilt när det gäller evenemang lönar det sig att skapa en evenemangssida på Facebook. Här kan besökarna alltid hålla sig uppdaterade, nätverka, se vem som har anmält sig (om det inte vore för den föga användbara men ofta använda alternativet ”kanske” bland anmälningsalternativen) och få en påminnelse om evenemanget i god tid. En sådan Facebook-sida bör visserligen inte helt ersätta webbplatsen, men den kan i alla fall komplettera den.

Genom att ge en titt bakom kulisserna kan man gång på gång väcka nytt intresse för evenemanget. Om man till exempel har bjudit in en mycket intressant talare eller anlitat en exklusiv cateringfirma är det nyheter som har en viss relevans för de som redan har anmält sig, men också för dem som ännu är osäkra. Och ja, isskulpturer och eldslukare är förstås aldrig fel…