Planera företagsfester – så att de blir oförglömliga!

Det är precis det som det handlar om: att planera ett oförglömligt evenemang! Du kan ”testa” det på dig själv: Vad minns du (särskilt om du har arbetat hos din arbetsgivare en längre tid)? Samordningsmötet nummer 24? Eller företagsfesterna, där man äntligen kunde småprata lite mer avslappnat med kollegor och chefer och ha det trevligt?

Även om företagsfester alltså spelar en så viktig roll i en yrkesmässig karriär, sker planeringen av en sådan fest ofta mer i förbigående. De omfattande uppgifterna måste alltså skötas parallellt med den dagliga arbetsbördan, och det är synd, för som sagt kan företagsfester bli verkliga milstolpar i ett företags historia. Men vissa saker kan man inte ändra på. Däremot kan man se till att planeringen sker effektivt och helst undvika de misstag som andra redan har gjort. Det är här vår artikel om planering av företagsfester kommer in i bilden!

Typ av fest – vad firar vi egentligen?!

Denna fråga är trivial men utgör en bra utgångspunkt för en framgångsrik planering. Företagsjubileum, produktlansering, teambuilding-evenemang eller den årliga julfesten? Vad är det egentligen som ska firas? Beroende på detta kan viktiga beslut fattas, till exempel om plats och antal deltagare. Vid teambuilding-evenemang är det ofta bra att ”bara komma ut en stund” – att tänka utanför boxen fungerar ju inte alltid mitt i boxen, det vill säga i de egna kontors- eller företagslokalerna. Ska till exempel även medarbetarnas familjer bjudas in krävs det helt enkelt mer utrymme för aktiviteter, medan en produktlansering med lite förberedelser och kreativitet kan firas även i de egna lokalerna.

Vem firar med vem?

Beroende på tillfället kan man sätta igång med gästlistan. Här bör det ske ett nära samråd med alla berörda parter – för inget är mer pinsamt än att helt enkelt glömma bort vissa medarbetare, det vill säga att inte bjuda in dem. Ska endast interna medarbetare delta i festligheterna, eller även externa? Till exempel affärskunder eller personalens familjer? Beroende på antalet deltagare kan man välja lokal.

Hur firar vi?

Ofta tänker man att några glas, tallrikar och små smårätter egentligen räcker, folk vill ju bara fira tillsammans. För att en sådan uppställning ska resultera i en lyckad fest krävs nog ett mycket rutinerat ”festfolk”, det vill säga det fungerar bara i ytterst få fall… Planera hellre stort och korta sedan ner evenemangslistan. Lämna inga idéer utanför och låt framför allt din kreativitet flöda fritt:

• Motto?
• DJ / livemusik?
• Scenframträdanden?
• Kabaréartister/programledare/motiverande talare?
• Mat och dryck?
• Evenemangsplats?
• Utrustning och utbud? 

Kanske skulle man kunna göra det till en helgdag med:

• en rundtur på exempelvis ett bryggeri
• gemensamt arbete med till exempel ett såpkartonglopp
• En vandringsdag med speciella utmaningar
• Gemensamt matlagningsarrangemang

Tänk noga igenom vilket underhållningsprogram som passar dina gäster. Det är bäst att prata med respektive teamledning om vad som är lämpligt för vilka medarbetare. Om du planerar för externa gäster bör du också överväga vad som passar. Kort sagt: Allt är möjligt, åtminstone tills budgetgränserna har fastställts (därför har vi medvetet placerat denna ”störande faktor” i slutet av artikeln, så att säga som en stämningsdödare).

Bjud in, bjud in, bjud in

Medan nästan alla förmodligen väntar på julfesten – som ju är en fast årlig tradition – måste man vid speciella engångsevenemang gräva lite djupare i kommunikationslådan. Även här beror det återigen på vad som exakt firas. En genomdesignad inbjudan som skickas med posten kan till exempel ge en produktlansering en mer officiell prägel. För ett teambuilding-evenemang kanske det räcker med ett e-postmeddelande, en mötesinbjudan och en anslag på en framträdande plats på kontoret, i företagets lokaler eller i fikarummet.

Hur organiserar jag det hela?

Här kommer vi till den egentligen svåraste punkten, eller den punkt som förmodligen de flesta arrangörer fruktar, nämligen själva planeringen! Ett bra tips, som samtidigt också kan vara ett dåligt sådant: Kanske finns det kollegor som redan tidigare har fått i uppdrag att planera företagsfester, som har samlat på sig erfarenheter och kan dela med sig av dessa. Man behöver så att säga inte börja från noll. Men det är också den negativa sidan av saken, eftersom man inte bör återanvända gamla planeringsmönster rakt av. Nya idéer kan ge festligheterna en frisk fläkt – om till exempel samma lokal redan har valts för x:te gången, kanske det är dags för något nytt?

Det kan också vara väl värt att höra sig för internt om det finns motiverade medarbetare som kan hjälpa till. Ofta är det just de medarbetare man minst förväntar sig av som plötsligt växer med uppgiften och med enormt engagemang planerar, organiserar, genomför och gör festen oförglömlig.

”Störfaktor” Budget

Slutligen är naturligtvis även budgeten avgörande för planeringen. Om budgeten bara räcker till kabarétartisten, men inte till mat eller julklappar, kan budgeten ha använts fel – och kollegorna kommer med största sannolikhet att bli frustrerade (om inte kabarétartisten är riktigt underhållande). Ett samråd med ekonomiavdelningen kan både ge klarhet och visa på besparingsmöjligheter – är kanske delar av firandet eller till och med hela evenemanget avdragsgillt?

Sammantaget kan en god förberedelse spara tid som direkt kan användas till de trevliga sidorna av planeringen: att utveckla idéer och kreativitet samt att som arrangör skörda alla lagrar och lovord!