Hur man anordnar ett hållbart och miljövänligt evenemang
Äntligen är det dags – hållbarhet är inte längre bara något som är ”trevligt att ha”, utan ett ”måste”. Därför räcker det inte med att bara göra vissa delar mer miljövänliga för syns skull och kommunicera detta överallt, utan man måste faktiskt genomtänka varje del av evenemangsplaneringen i detta avseende. Och det är inte alls så svårt som man skulle kunna tro, särskilt om man fattar rätt beslut redan under planeringen. Här är en liten checklista.
1 | Tänk på resan dit
Man kan inte föreskriva för evenemangets deltagare och besökare hur de ska ta sig dit. Men man kan göra det enklare för dem att välja miljövänliga transportalternativ. Redan vid valet av plats kan man tänka på tillgängligheten med kollektivtrafik och ordna med pendeltrafik som alternativ för att undvika enskilda bilresor. Vid mindre evenemang som konferenser, seminarier eller företagsinterna workshops finns det betydligt fler organisatoriska möjligheter, till exempel att resa tillsammans med cykel eller tåg. Här kan resan till evenemangsplatsen planeras i korta etapper, och även en kort, vänligt formulerad påminnelse om att inte alla ska resa enskilt med bil har stor inverkan.
2 | Undvik onödigt avfall
Det är visserligen lockande och sparar tid, men engångsmaterial är mer än onödigt och kan undvikas. Plastmuggar behöver visserligen inte diskas, men senast när man ser på sopbergen efter evenemangets slut borde man få dåligt samvete. Finns det alternativ, såsom återvinningsbara pappmuggar? En cateringfirma som erbjuder återanvändbara glas? Även hanteringen av förväntade matrester kan planeras i förväg, till exempel genom att söka efter mottagare på härbärgen för hemlösa eller via matbanker.
3 | Hög kvalitet, gott och hållbart
De flesta cateringföretag erbjuder miljövänliga alternativ för servering. Regionalt istället för exotiskt, korta transportvägar istället för importerade varor. Det ska inte ske några kvalitetsförluster, och även gästerna kommer att uppskatta hållbara koncept.
4 | Alla ska få vara med
Stora evenemangsområden erbjuder oftast koncept för tillgänglighet och mångfald. Om det rör sig om små, självorganiserade evenemang bör man fundera över detta i förväg. Alla som vill delta eller har blivit inbjudna ska kunna njuta av hela programmet utan hinder.
5 | Använd energi smart
Man behöver inte sitta i kyla, mörker, hetta eller regn, men just när det gäller energiförbrukning finns det åtgärder som helt enkelt är onödiga. Värmekanoner i VIP-tältet utomhus, en armada av värmeelement eller en hall som kylts ner till 17 grader mitt i sommaren är inte nödvändiga och kan ersättas med lika bekväma alternativ. Kanske kan man till och med låta tillverka egna filtar med varumärket, som samtidigt fungerar som goodies att ta med sig? Eller solfjädrar? Kanske räcker det i utomhusområdet med ett parasoll eller en eldskål som man kan samlas runt?
6 | Varför inte stanna ute direkt?
Naturligtvis beror det på vädret och årstiden, men olika evenemang skulle ju kunna äga rum utomhus direkt. Måste teambuilding-aktiviteten äga rum i kartinghallen eller på bowlingbanan, eller vore inte en gemensam skogspromenad med en paus i en stuga ändå mycket mer lockande? Just i Österrike är den ”naturliga evenemangsytan” enorm.
7 | Kommunikation
Målet bör inte vara att framställa sig själv i ett bra ljus, utan att belysa ämnet hållbarhet. Ingen behöver gratulera dig till hållbarheten, utan snarare bör alla fundera över hur miljövänliga alternativ kan synas bättre och användas vid framtida evenemang. När man väl har funderat på saken och upplevt att det inte innebär några avkall på kvalitet och komfort kan man vid framtida evenemang med ett tränat öga komma med förbättringsförslag. En idé som ”Hej, vad sägs om ett besök i höghöjdsbanan följt av en cykeltur?!” skulle redan kunna ge den avgörande impulsen under brainstorming-sessionen inför nästa teamevent.
